42 ADM BPO — Onboarding Platform for Financial BPOs

Contexto

A 42 ADM é uma BPO financeira brasileira que atende empresários e produtores rurais. Para gerenciar o onboarding dos clientes dela, a equipe usava planilha + um protótipo HTML alimentado por um JSON gigante — fonte de verdade frágil, sem KPIs executivos, sem visibilidade de cronograma. A solução foi construir um SaaS dedicado, modelado para atender qualquer BPO financeiro (multi-tenant), substituindo esse workflow manual.

Hoje o sistema é usado diariamente pela equipe da 42 ADM para abrir, acompanhar e fechar projetos de implementação de clientes — com visibilidade que antes simplesmente não existia.

Desafio

• Visibilidade de negócio: a diretoria precisava enxergar o status dos onboardings em tempo real, sem montar relatórios manuais.
• Cronograma como ferramenta de gestão: tarefas, prazos, responsáveis e fases precisam ser visualizáveis e ajustáveis, não planilhados.
• Comunicação com o cliente sem expor o sistema: o cliente precisa acompanhar o andamento, mas não faz sentido dar acesso ao sistema interno.
• Reaproveitamento: abrir cliente novo segue o mesmo playbook do anterior — templates aceleram isso.
• Múltiplos papéis no mesmo sistema: root (plataforma), owner (BPO), user (operador) — cada um vê e faz o que é seu.
• Atualizações confiáveis: e-mails de digest e status têm que refletir o estado real, mesmo quando processos rodam em background.

Solução

• Dashboard executivo: KPIs persona-scoped (root, owner, operador) com visão consolidada de onboarding em andamento, atrasados e concluídos.
• Cronograma visual por projeto: tarefas organizadas por fase, com datas relativas a partir do kickoff, responsáveis atribuídos e dependências visíveis.
• Checklist de documentos: lista de documentos exigidos por cliente, com controle de recebimento e download em massa.
• Link público para o cliente: token de uso único que mostra o status do projeto sem precisar de login — alinhamento sem fricção.
• Templates reutilizáveis: cada novo cliente começa com um template pré-configurado; só ajusta o que difere. Tempo de abertura cai drasticamente.
• Comunicação automatizada: e-mails de digest em dias definidos, sem intervenção manual.
• Atualizações confiáveis em background: mudanças de estado disparam e-mails e contadores sem risco de perder evento — não há cenário em que o estado mude sem a comunicação correspondente.
• Área admin: gestão de tenants, usuários e papéis em ambiente dedicado para a plataforma.

Resultados

• Substituiu planilha + JSON e está em produção homologada na 42 ADM.
• Usado diariamente pela equipe para acompanhar o onboarding de clientes ativos.
• Templates reutilizáveis aceleram a abertura de novos clientes sem repetir trabalho manual.
• Link público tokenizado permite o próprio cliente acompanhar o status sem acessar o sistema interno.
• Qualidade coberta por testes automatizados e quality gate objetivo no CI.